وقتی می‌خواهید یک کسب و کار شروع کنید، مدام با خودتان کلنجار می‌روید که چطور باید این همه هزینه بدهم و اصلاً نمی‌توانم بدون سرمایه کم، کاری دست و پا کنم. یکی از اصلی‌ترین هزینه‌هایی که ممکن است همان ابتدا به ذهنتان رسیده باشد، رهن و اجاره دفتر کار است.
احتمالاً با خودتان گفته‌اید که همان اول که مشتری نداریم و خبری هم از درآمد نیست! پس چطور هزینه کارمندان و رهن و اجاره را بدهم؟ بیخیال؛ کسب و کار راه انداختن برای ما نیست!
امّا چیزی راجع به هوم آفیس شنیده‌اید؟ هوم آفیس یکی از روش‌هایی است که خیلی‌ها حتّی وقتی هزینه چند ماه اول کسب و کارشان را ندارند و نمی‌توانند رهن و اجاره برای سال اول بپردازند، به دنبال این روش هستند.
اصلاً هوم آفیس چیه؟
هوم آفیس، یک دفتر خانگی است که کسب و کارتان را در آنجا راه اندازی و مدیریت می‌کنید. یعنی همان محل کارتان را در خانه‌تان دارید.
فرقی نمی‌کند که قرار باشد استراتژی بچینید یا به فکر تبلیغات باشید؛ به دنبال استخدام کردن باشید یا ترجیح بدهید بودجه‌تان را در چه نقاطی خرج کنید؛ همه این‌ها را می‌توانید در دفتر خانگی‌تان انجام دهید. بسیاری از کسب و کارهای امروزی در هنگام راه اندازی و یا حتّی برای چندین سال، به صورت هوم آفیس فعالیت می‌کنند.
هوم آفیس شاید یکی از بهترین روش‌هایی باشد که می‌توانید کسب و کارتان را شروع کنید.
در خانه‌تان هستید؟ این یعنی شما محیط کار دارید!
برای داشتن یک هوم آفیس، نیاز به محیط بسیار زیادی ندارید و فکر نکنید اگر اتاقتان کوچک است، نمی‌توانید هوم آفیس را پیاده سازی کنید. تجملاتی‌اش نکنید، کسب و کارتان را شروع کنید!
مزایا و معایب دفتر خانگی چیان؟
هوم آفیس یکی از دلایل بروز کسب و کارهای جدید است. هر کسی می‌تواند ایده کسب و کارش را در خانه یا اتاق کوچکی که دارد، پیاده سازی کند. این روش مزیت‌های بسیار زیادی دارد که کاملاً شما را راضی می‌کند تا کسب و کارتان را در دفتر خانگی‌تان استارت بزنید؛ امّا خب، معایبی هم دارد.
برخی از مزیت‌های هوم آفیس:
- نیاز به داشتن فضای اداری ندارید؛ همین حالا هم می‌توانید شروع کنید
- هزینه‌هایتان بسیار کاهش پیدا می‌کند؛ خبری از رهن و اجاره نیست
- تأخیر در کار معنی ندارد و بهتر می‌تواند به برنامه‌هایتان برسید
- مسیری برای رفت و آمد طی نمی‌کنید
- انعطاف پذیری بسیار زیادی دارید
- دسترسی به تمام کارمندان دارید؛ هر کجای کشور که باشند!
- وفاداری کارمندان بیشتر است
تمام این موارد، فقط بخش کوچکی از مزیت‌های هوم آفیس هستند. امّا نباید معایب هوم آفیس را هم فراموش کنید و اگر راه حلی برای آن‌ها دارید، سریع‌تر به فکر اجرای آن باشید.
برخی از معایب هوم آفیس:
- مدیریت اعضای تیم می‌تواند سخت و در برخی مواقع، پیچیده شود
- برای برقراری ارتباط با کارمندان، ممکن است کمی به مشکل بخورید
- هماهنگی زمانی می‌تواند مشکل باشد؛ به ویژه اگر کارمندان یک پروژه از نقاط مختلف باشند
- کارمندان را نمی‌توانید آنطور که باید، آنالیز کنید.
- در هنگام بروز مشکل، سخت است که سریعاً بتوانید مشکل را حل کنی
اگرچه هوم آفیس معایبی هم دارد امّا مزایای آن کاملاً نشان می‌دهند که برای شروع کسب و کار بسیار مناسب است. فرقی نمی‌کند که در کدام کشور، شهر یا منطقه زندگی می‌کنید؛ شما یک محیط کار دارید و آن هم اتاق خانه‌تان است!
علاوه بر این‌ها، کارمند شما هم تمایل بیشتری به کار کردن نشان می‌دهند. می‌توانند دانشگاهشان را بروند، کارهای دیگرشان را بکنند و کارهای شما را هم انجام دهند. این محدود نبودن به یک مکان و کار، تمایل آن‌ها را نسبت به کار کردن بیشتر می‌کند.
هوم آفیس واسه چه کسب و کارهاییه؟
دفتر کار خانگی، برای هر کسب و کاری هم مناسب نیست. یعنی یا نمی‌توان بدون داشتن دفتر کار، به مشتری خدمات ارائه داد و یا اصلاً در محیط خانه نمی‌گنجد و به یک محیط خاص نیاز دارد.
مثلاً کسی تعمیرگاه را نمی‌تواند در اتاق خانه‌اش راه اندازی کند! اگر بخواهید محصولی را تولید کنید که به دستگاه‌های زیاد و بزرگی نیاز داشته باشد، بعید است بتوانید در اتاق خانه‌تان این کار را انجام دهید!
اگر کسب و کار شما آنلاین باشد، به احتمال خیلی زیاد می‌توانید کاملاً از هوم آفیس استفاده کنید. البته چون کسب و کار شما تمام کارهایش و ارائه خدماتی که می‌دهید به صورت آنلاین هستند، باید مدیریت بسیار قوی در این زمینه داشته باشید.
یک نکته مدیریت هوم آفیس رو یادتون نشه؛ همیشه اگر پروژه‌ای قراره انجام بدین، ددلاین اون رو منطقی تنظیم کنین! وقتی کارمندان با شما به صورت آنلاین در ارتباطن، باید حواستون باشه که اگر یک روزی به یک دلیلی یکی از کارمندان نتونست ارتباط برقرار کنه، زمان از دست ندین و وقتیم برای جبرانش داشته باشین! وگرنه که حساااابی به مشکل می خورین!
اگر فکر می‌کنید کسب و کارتان به گونه‌ای است که اصلاً با مشتری به صورت مستقیم در ارتباط نیستید و یا کارمندانتان، چه در دفتر کار باشند چه در خانه‌هایشان، تفاوتی در نحوه انجام کارهایشان وجود ندارد، می‌توانید از هوم آفیس استفاده کنید.
مثلاً اگر سری به اینستاگرام بزنید، متوجه می‌شوید که کسب و کارهای زیادی وجود دارند که محصولاتی را می‌فروشند. چه نیازی است وقتی می‌توانید محصولاتتان را در خانه‌تان بگذارید و آن‌ها را از طریق پیج اینستاگرام تان به فروش برسانید، از دفتر کار استفاده کنید؟
حتّی اگر فروشگاه اینستاگرامی شما رشد کند و چندین کارمند داشته باشید، نباید از دفتر کار استفاده کنید. شما می‌توانید یک فرآیند عالی طراحی کنید و با استفاده از ترفندها و روش‌هایی که در بخش بعدی به شما می گویم، کاملاً آن‌ها را مدیریت کنید.
کارمندانتان هم از خدایشان است که هر روز نباید به خاطر رسیدن به محل کار، زود بیدار شوند یا استرس و اضطراب داشته باشند.
حتّی اگر فروشگاه اینستاگرامی شما رشد کند و چندین کارمند داشته باشید، نباید از دفتر کار استفاده کنید. شما می‌توانید یک فرآیند عالی طراحی کنید و با استفاده از ترفندها و روش‌هایی که در بخش بعدی به شما می گویم، کاملاً آن‌ها را مدیریت کنید.
کارمندانتان هم از خدایشان است که هر روز نباید به خاطر رسیدن به محل کار، زود بیدار شوند یا استرس و اضطراب داشته باشند.
مدیریت کارمندان در دفتر خانگی
مدیریت کارمندان در دفتر خانگی، شاید به نظر آسان برسد، امّا اینطور نیست. زمانی که شما در کنار کارمندانتان در دفتر کار هستید، اگر متوجّه شوید یک کارمند کمتر کار می‌کند، به او تذکّر می‌دهید و نمی‌گذارید کارها را عقب بیاندازد. امّا وقتی در دفتر خانگی‌تان باشید، نظارت دقیقی بر کارمندان ندارید و نمی‌توانید متوجّه شوید که چه زمانی کار می‌کنند و مشغول چه کاری هستند.
امّا اپلیکیشن های بسیار خوبی هم در این زمینه وجود دارند تا کار را برایتان راحت‌تر کنند. اپلیکیشن و ابزارهایی که هر کدام قابلیت‌های فوق العاده خود را دارند. فرقی هم نمی‌کند می‌خواهید کارهای مالی‌تان را با کارمندان انجام دهید یا انجام دادن یک پروژه کاری؛ به هر حال از این اپلیکیشن ها و ابزارها می‌توانید استفاده کنید.
اولین اپلیکیشنی که قطعاً نیازتان می‌شود و بدون آن تقریباً همیشه سردرگم می‌مانید، اپلیکیشن TO DO است. در این اپلیکیشن می‌توانید به صورت اشتراکی، فهرستی از کارها را ایجاد کنید و هر کدام از آن‌ها را برای کارمند مشخصی، تعیین کنید. کارمندان باید پس از آنکه هر کار را انجام دادند، تیک کنار آن را بزنند.
علاوه بر این، می‌توانید فایل‌هایی را هم در هر کار پیوست کنید یا کارمندان بخواهید فایل مربوط به کاری را که انجام می‌دهند، پیوست کنند.
اپلیکیشن Trello هم تقریباً چنین کاری انجام می‌دهد.
دومین ابزار، فضای های اشتراکی مانند Dropbox است. مثلاً اگر بخواهید پس از انجام هر کار، مدیر پروژه تغییراتی را در فایل‌های اکسل و مشابه آن ایجاد کند و شما بتوانید همزمان تغییرات را به صورت آنلاین ببینید، می‌توانید از دراپ باکس استفاده کنید.
استفاده از نرم افزارهای مایکروسافت را باید کاملاً یاد بگیرید. شما باید به موارد ابتدایی اکسل آشنا باشید و بتوانید با آن کار کنید. قطعاً وقتی در خانه کارهایتان را مدیریت می‌کنید، باید یک لیست از کارمندان ایجاد کنید و تمام مشخصات مربوط به آن‌ها را وارد کنید.
اگر کارمندان شما به صورت پروژه‌ای برای شما کار می‌کنند، باید در اکسل یک لیست حقوق درست کنید وگرنه برای محاسبه حقوقشان، حسابی به مشکل می‌خورید.
اکسل، دراپ باکس و تو دو، سه نرم افزار اصلی برای شروع کسب و کار هوم آفیس هستن. بعیده که به شه کارهارو درست حسابی بدون ایناها پیش برد! هر چیم توی هر کدوم حرفه‌ای تر به شین، بهتر می تونین کارهارو مدیریت کنین! ولی از من میشنوین اکسل رو حتماً حتماً آموزش ببینین. با اکسل حتّی میشه هزاران کارمند و پروژه و مشتری رو مدیریت کرد!
نرم افزارهای ارتباطی را هم فراموش نکنید. اپلیکیشن هایی مثل زوم و اسکایپ برای ارتباط آنلاین بسیار عالی هستند.
می‌توانید یک شماره تلفن هم برای دفتر کارتان بگیرید امّا شماره تلفن‌های مجازی هم انتخاب‌های خوبی هستند. پنل های پیامکی هم می‌توانند بسیار کمک کننده باشند. هزینه‌های چنین شماره و پنل هایی هم بسیار کم است و اصلاً در برابر هزینه اجاره دفتر کار، عددی نیستند!
لب کلام اینکه . . !
برای شروع کسب و کار، هیچ بهونه ای قابل قبول نیست. اینکه نمی‌توانید در همان ابتدا یک دفتر کار بخرید یا آن را اجاره کنید، فقط یک بهانه است تا کسب و کارتان را شروع نکنید. کسب و کارتان را هوم آفیس شروع کنید؛ مگر چه عیبی دارد؟
حتماً باید در اتاق مدیریتی چند ده متری‌تان در یک دفتر کار در برجی در شهر باشید تا بتوانید کار کنید؟ حتّی دفتر کار کوچک هم نیازی نیست مگر آنکه کاری باشد که نتوانید در خانه انجامش دهید.
در دوره جامع کسب و کار، یکی از مباحث مهم، همین دفتر کار است. اینکه اگر می‌خواهید دفتر کار بخرید یا اجاره کنید کجا را انتخاب کنید و آیا می‌توانید به صورت هوم آفیس کسب و کارتان را شروع کنید یا نه. همین حالا به صفحه سرفصل‌های دوره جامع کسب و کار بروید و ببینید که فقط 3 ماه بین الان شما و وقتی که صفر تا صد بیزینس را مسلّط باشید، فاصله است!
