اگر اهل مطالعه باشید، قطعاً با عبارت چارت سازمانی مواجه شده‌اید. تقریباً در تمام کتاب‌ها و مقالات زمینه کسب و کار، از چارت سازمانی صحبت می‌شود. شما هم احتمالاً وقتی می‌بینید هرجایی که نگاه می‌کنید، چارت سازمانی وجود دارد، تصوّر می‌کنید باید خیلی مهم باشد.
در این مقاله، به طور کامل به شما توضیح می‌دهم که:
- اصلاً چارت سازمانی چیست؟
- چارت سازمانی چه انواعی دارد؟
- نکات مثبت و منفی چارت سازمانی چیست؟
- چه جایگزینی برای چارت سازمانی وجود دارد؟
چارت سازمانی چیست؟
چارت سازمانی به گونه‌ای، موقعیت‌های گروه بندی شده اعضای یک شرکت یا سازمان را نشان می‌دهد. هر شرکتی، اعضایی دارد که هر کدام می‌توانند نقش‌های مختلفی داشته باشند. برای وجود نظم و بهتر پیش رفتن کارها، معمولاً شرکت‌ها چند زیرمجموعه تشکیل می‌دهند.
- از دستش نده: چگونه استخدام کنیم؟
برای مثال، آن‌ها یک زیرمجموعه از مدیرعامل به مدیر مالی تشکیل می‌دهند و به همین ترتیب، تمام کارمندان بخش مالی، تابع دستورات و روش کاری هستند که نیروی جایگاه بالاتر آن‌ها، یعنی مدیر مالی مشخص می‌کند.
درست است که چارت سازمانی نظم به وجود می‌آورد امّا آیا برای هر سازمانی نیاز است؟
اگر شما شرکتی را راه اندازی کرده‌اید، باید حتماً از چارت سازمانی استفاده کنید؟
برای پاسخ به این پرسش‌ها، ادامه مقاله را از دست ندهید.
چارت سازمانی چه انواعی داره؟
چارت سازمانی انواع مختلفی دارد. اگر بخواهیم کلی بگوییم، می‌توان گفت 3 نوع چارت سازمانی وجود دارد. هر سازمانی می‌تواند با توجّه به نیازی که دارید، یک نوع را انتخاب کند. اینگونه نیست که بگوییم کدام نوع بهترین است و کدام یک، بدترین.
هر کدام خوبی و بدی‌هایی دارند و هر شرکتی درصورتی که به چارت سازمانی نیاز داشت، می‌تواند یکی از این 3 نوع را انتخاب کند:
- چارت سلسله مراتب یا Hierarchical
- چارت سازمانی ماتریس یا Matrix
- چارت تخت یا Flat
چارت سلسله مراتب یا هایرارکیکال!
متداول‌ترین نوع چارت سازمانی، چارت هایرارکیکال است. در این نمودار، درواقع یک رأس وجود دارد که می‌تواند هم جای یک گروه باشد و هم جای یک فرد. شخص اصلی در بالای این نمودار قرار می‌گیرد و پس از آن، دیگر اعضا به ترتیب چیده می‌شوند.
در چنین نموداری، اعضا به شخص بالاتر از خودشان گزارشات لازم را ارائه می‌دهند تا آن‌ها نیز به شخص اصلی، گزارش بدهند. بنابراین می‌توان چارت هایرارکیکال را یک چارت درختی مانند دانست. هرم نیز مثال خوبی است که می‌تواند به خوبی چنین نموداری را توصیف کند.
از دستش نده: تخصیص منابع چیست و چه اهمیتی دارد؟
شرکت‌هایی که از نمودار هایرارکیکال استفاده می‌کنند، برای کارمند یا بخشی از کارمندان، یک سرپرست انتخاب می‌کنند. این گروه بندی‌ها، می‌تواند بر اساس عوامل مختلفی باشد. مثلاً:
- عملکرد کارمندان: گاهی شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند بر اساس وظایف و عملکرد کارمندان، گروه بندی را انجام دهند. مثلاً تمام کارمندان مالی در یک گروه، کارمندان فروش در یک گروه و به همین ترتیب الی آخر.
- منطقه زندگی: شرکت‌های بزرگی هم هستند که تصمیم می‌گیرند چارت آن‌ها، یک چارت عظیم‌تر باشد. مثلاً آن‌ها کارمندانی که در شهر مشهد کار می‌کنند را در یک گروه قرار می‌دهند و کارمندانی که در تهران کار می‌کنند را در گروهی دیگر.
- محصول و خدمات: یک مدل گروه بندی مرسوم، گروه بندی بر اساس محصول و خدمات است. مثلاً تیم خدمات تولید محتوا یک شرکت دیجیتال مارکتینگ در یک گروه باشند و تیم خدمات سئو در یک گروه دیگر.
چارت سازمانی ماتریس!
از چارت سازمانی ماتریسی معمولاً زمانی استفاده می‌شود که شرکت‌ها چند مدیر داشته باشند. مثلاً یک سازمان ممکن است تیمی از طراحان گرافیک داشته باشد و همه آن‌ها، به شخصی که مدیر گروه گرافیک است، کارها را گزارش بدهند.
در همین لحظه، ممکن است طراحان گرافیک مدیر دیگری هم داشته باشند به نام مدیر پروژه که وظیفه مدیریت پروژه را بر عهده دارد. بنابراین در این حالت، طراحان گرافیک دو مدیر دارند. دلیل این موضوع هم ساده است؛ در نمودار ماتریسی، اغلب کارمندان با مهارت‌های مشابه با هم ترکیب می‌شوند.
از دستش نده: مجموعه کسب و کارتان را به روز کنید!
پس به معنای بهتر، وقتی شما کارمندانی داشته باشید که نیاز باشد تا به چند مدیر کارهایشان را گزارش دهند، باید از چارت سازمانی ماتریسی استفاده کنید.
چارت تخت یا فلت!
چارت فلت، چارت ساده‌ای است. به طور کلی، این چارت از دو بخش اساسی مدیران و کارکنان تشکیل شده است. یعنی شما نمی‌توانید در اکثر مواقع مدیر میانی پیدا کنید. در چنین شرکت‌هایی، کارکنان نقش بسیار حیاتی دارند و آینده یک شرکت را به طور مستقیم رقم می‌زنند.
توجه کنید که چنین چارتی، بیشتر برای شرکت‌های کوچک و نوپا است. شرکت‌های بزرگ نمی توانن تنها از دو بخش تشکیل شده باشند. هدف از تشکیل چارت سازمانی، حذف بسیاری از مدیران میانی است. اینگونه کارکنان می‌توانند خودشان تصمیمات مهم را بگیرند.
از دستش نده: استفاده از تجربه کارمندان
هر تصمیمی که در چنین شرکت‌هایی گرفته می‌شود، نظرات کارمندان را هم به دنبال دارد. مدیران و کارکنان باید در کنار هم تصمیمات اساسی را بگیرند تا بتوانند شرکتشان را رشد دهند.
چارت سازمانی، زیر ذره بین
هر نوع چارت سازمانی مزایا و معایبی دارد. البته که باید به نوع فعالیت و بزرگ و کوچک بودن بیزینس نگاه کرد تا توانست نیاز به چارت سازمانی و نوع آن را تشخیص داد.
- در چارت سازمانی هایرارکیکال، اختیارات و ارتباطات کاملاً مشخص است. یعنی دقیقاً مشخص شده است که چه اشخاصی به طور مستقیم با چه اشخاص دیگری در ارتباط هستند و به نوعی، ارتباطات متمرکز و محدود شده است. در کسب و کار، به ویژه کسب و کارهای امروزی، کارکنان باید ارتباط بیشتری با یکدیگر داشته باشند و ارتباطات محدود، ممکن است انعطاف پذیری را از بین ببرد. در این حالت وقتی یک لایه برای سازمان ضرر آفرین می‌شود، جایگزینی آن‌ها ضربه بسیار سنگینی می‌تواند به سازمان بزند.
- سازمان‌هایی که بر اساس چارت ماتریسی جلو می‌روند، روابط و همکاری‌های بیشتری بین مدیران و کارکنان هر بخش دیده می‌شود. امّا وقتی هر گروه باید به بیش از یک نفر پاسخ بدهد و خواسته‌های او را انجام دهد، ممکن است سبب تضاد و به تفاهم نرسیدن شود.
- چارت فلت، چارتی است که از دو گروه تشکیل شده است و کارکنان به مدیران ارشد بسیار نزدیک هستند. این رابطه نزدیک خوب است امّا تا جایی که کارمندان احساس خودمختاری نکنند. وقتی سرپرستی برای کارکنان نباشد، ممکن است کارمندان نتوانند کارها را مدیریت کنند و هرکس بخواهد کار خودش را بکند. حتّی در مواقعی ممکن است بین چند کارمند، اختلاف شدیدی به وجود بیاید.
طراحی فرآیند، جایگزینی برای چارت سازمانی
چارت سازمانی برای هر شرکتی اهمیت دارد امّا در دنیای امروز، شاید بتوان گفت که اگر سنتی کار باشید، چارت به دردتان می‌خورد. شرکت‌های امروزی معمولاً Open office هستند و ارتباطات بین مدیران و کارمندان، بسیار بیشتر شده است.
بنابراین شاید بتوان گفت که داشتن چارت سازمانی، چیزی نیست که بخواهید به خاطرش خودتان را اذیت کنید و به آن بهای زیادی بدهید. البته شاید چارت سازمانی در سازمان‌های بزرگ ، نیاز باشد امّا اگر کسب و کارتان را می‌خواهید شروع کنید، نیازی به داشتن چارت سازمانی نیست.
از دستش نده: چه زمانی استخدام کنیم؟
بهترین کار برای پیش بردن کارها، استفاده از طراحی فرآیند است. شما باید یک فرآیند کلی را برای کسب و کارتان تهیه کنید و از کارمندان هر بخش بخواهید مطابق با فرآیندی که برای او می‌چینید، کارهایش را انجام بدهد. اینگونه نه تنها کسب و کارتان پیچیده نمی‌شود، بلکه کارها سریع‌تر و منظم‌تر جلو می‌رود.
از دستش نده: تفویض اختیار آمرانه و ناظرانه، کدام یک؟
در دنیای امروز، کسب و کارهایی موفق‌اند که مدیران آن‌ها به خوبی فرآیند طراحی می‌کنند، آن را به افراد شایسته می‌سپارند و در طول پروسه انجام آن، بر همه چیز نظارت دارند. اگر بتوانید این کارها را انجام دهید، شرکت شما موفق است!
لب کلام اینکه . . !
چارت سازمانی انواع مختلفی دارد و هر کدام از آن‌ها می‌تواند برای سازمان‌های مختلف، اثرگذار باشد. امّا اینطور فکر نکنید که اگر چارت سازمانی نداشته باشید، نمی‌توانید شرکتی راه اندازی کنید. شما اصلاً نیازی به چارت سازمانی ندارید و آن چیزی که چه شرکت کوچک نیاز دارد و چه شرکت‌های بزرگ، فرآیندها است.
شما بدون چارت سازمانی می‌توانید موفق شوید امّا اگر فرآیندی طرّاحی نکنید و اصلاً ندانید چه کسی برای چه کاری ایست و پروسه آماده سازی سفارشات مشتریان چیست، هیچگاه نمی‌توانید موفق شوید. پس پیچیده‌اش نکنید.
همین حالا به صفحه دوره جامع کسب و کار بروید. ببینید چگونه یک دوره کامل، می‌تواند صفر تا صد بیزینس را برای شما بگوید. راه صد ساله را یک شبه می‌روید و البته که پس از آن، باید تجربه کنید و از تمام تجربه‌هایتان درس بگیرید. شما نه تنها با تمام موضوعات بیزینس آشنا می‌شوید بلکه بر آن‌ها تسلّط پیدا می‌کنید.
