تصور کنید شما کاپیتان یک کشتی مسافربری هستید و سفری طولانی در پیش دارید. 1200 مسافر و 800 پرسنل، کمترین تعدادی است که بایستی حواستان به تمام آن‌ها باشد. کار سختی است! اما برای آنکه بتوانید تا آنجایی که می‌شود، شرایط را برای خود ساده‌تر کنید، باید فرآیندها، ترتیب کارها و شیوه انجام آن‌ها را مشخص کنید.
این شمایید که باید همه فعالیت‌ها را با توجه به زمان و شرایط‌های مختلف مدیریت کنید، نه شخص دیگری! قرار نیست 800 پرسنل خود را گروه بندی کنید و به سرپرست هر گروه یک لیست از فعالیت‌ها را بدهید و بگویید: "این گوی و این میدان، ببینم چیکار می‌کنی!". شاید فکر کنید که با این کار نظم ایجاد کردید و فعالیت‌ها همانند خط تولید یک کارخانه گام به گام انجام می‌شوند؛ درست است و البته درست هم نیست!
نه اینکه گروه بندی بد باشد اما اینکه چطور گروه‌ها را مدیریت کنید بسیار مهم است. درواقع اگر شما با گروه بندی کردن پرسنل خود، توقع داشته باشید همه چیز مطابق خواسته شما جلو برود، یک فرار از مسئولیت انجام داده‌اید. تبدیل به کاپیتانی شده‌اید که نظارتی بر گروه‌ها ندارد و انتظار دارد سرپرست‌ها تمام کارها را انجام دهند.
در کسب و کاری که تازه راه اندازی کرده‌اید هم، شما مانند یک کاپیتان هستید که وظیفه هدایت فرآیندها، مشخص کردن مراحل رسیدن به اهداف و شیوه پیاده سازی آن‌ها را برعهده دارید.
چارت کسب و کار، از گذشته تا زمان حال
در گذشته وقتی یک کسب و کار شروع به فعالیت می کرد، چارت به گونه ای مشخص میشد که اگر یک مشتری یا کارمند درخواست داشت تا با مدیر کل صحبت کند، باید از مرحله صحبت با چندین و چند سرپرست و مدیر عبور می کرد. در آخر هم مشخص نبود که می تواند با مدیر صحبت کند یا اشخاصی واسطه ارتباط او با مدیر کل بودند.
در زمان حال دیگر شاهد چنین وضعیتی نیستیم. بخش های مختلف توسط یک شخص مدیریت می شوند و کمتر می بینیم که جزء به جزء یک کسب و کار، توسط شخص جداگانه ای مدیریت شود. بنابراین شما باید خودتان را با همین وضعیتی که اکنون وجود دارد سازگار کنید و درگیر چنین حاشیه هایی نشوید.
درواقع پیشرفت گام به گام روش بهتری برای یک کسب و کار است و به همین دلیل باید رفته رفته به دنبال گسترده کردن چارت کسب و کارتان باشید.
زورگویی یک مدیر!
اکثر افراد فکر می‌کنند که مدیر یک شخصیت زورگو است؛ اما به نظر شما آیا واقعاً همینطوره؟
شاید فکر کنید مدیر زورگو نیست و خب در جهان گروه زیادی از مدیران هستند که سال‌ها است که کسب و کار خود را مدیریت می‌کنند و به ظاهر مدیران زورگویی نیستند اما بسیار موفق عمل کرده‌اند.
به هر حال واقعیت این است که زورگویی هم تا حدودی چاشنی کار مدیریت می‌باشد؛ حالا ممکن است برای شما چند سؤال مطرح شود که:
- اگر مدیریت یعنی زورگویی، پس روابط خوب با همکاران چطور پیش خواهد رفت؟
- مدير زورگو براي کار گروهي مناسب است؟
- آين مدير زورگو، توانايي درک شرايط همکارانش را دارد؟
سه پرسش بالا مربوط به رهبري هستند تا مديريت. يعني يک مدير می‌تواند همانند يک رهبر ارتباط عميقي برقرار کند.
در اين دوره، شما در مورد اينکه چه رفتاري را بايد در کسب و کار خودتان با توجه به شرايط مختلف پيش بگيريد، آشنا خواهيد شد. در واقع دو نوع رفتار در بحث مديريتي مطرح می‌شوند: يکي، رفتار خشک و جدي و يکي رفتار صميمانه.
رفتار خشک و جدی، اصلاً و ابداً به معنای رفتار خشن نیست؛ بلکه به معنای رفتاری کنترل شده و بر اساس اصول است. همیشه نیاز نیست در کسب و کارتان به عنوان یک مدیر، با همکاران رفتار صمیمانه برقرار کنید. رفتارهای صمیمانه در کسب و کار می‌توانند سبب شوند تا در آینده افراد به واسطه همین صمیمت، از زیر مسئوليت فرار کنند.
قبول کنید که نمی‌توانید رفتار صمیمانه‌تان را به یکباره قطع کنید؛ پس از ابتدا سعی کنید در محیط کار، جدی برخورد کنید. چون مدیریت به معنای مسئولیت پذیری است و باید در این راه فردی بسیار راسخ و جدی بود. چرا که نه مسئولیت مدیریت و نه کسب و کار شوخی هستند.
در مورد اشتراک وضعیت‌ها هم همینطور است؛ اگر شما رفتاری صمیمانه با همکاران داشته باشید، فردا روزی از شما توقع دارند که تمام اطلاعات را در مورد تصمیمی که برای کسب و کارتان می‌گیرید و جزئیات آن را با آن‌ها در میان بگذارید.
یک سخنرانی کوتاه، فاصله مدیر نادان تا مدیر آگاه
مثال کاپیتان کشتی را بار دیگر به یاد بیاورید. شما به عنوان یک کاپیتان کشتی، به دلایلی تصمیم می‌گیرید تا سرعت کشتی را مثلاً از 20 گره دریایی، به 30 گره دریایی افزایش دهید. توضیح دادن به 800 پرسنل در همان لحظه، جزء یک شوخی چیز دیگری نمی‌تواند باشد.
در کسب و کارتان هم به همین شکل است؛ گاهی شما برای اهدافی که دارید، تصمیماتی می‌گیرید که شاید از نگاه کارمندان، عجیب باشد. البته توجه داشته باشید که نباید توضیح دادن به آن‌ها را کلاً کنار بگذارید. بهتر است پس از مدتی، دلایل تصمیمی که گرفته بودید را برای آن‌ها شرح دهید. اگر این کار را نکنید، تصور خواهند کرد که شما مدیری غیرمنطقی هستید و بدون هیچ دلیل خاصی، تصمیمی گرفته‌اید.
بنابراین شما می‌توانید با یک سخنرانی کوتاه، ثابت کنید که تصمیمات گذشته شما بی منطبق و بی دلیل نبوده و بر سکوی دلایلی که داشتید، تکیه کرده بودند.
نظر دیگران؛ از اطلاعات تا تصمیم گیری
اگر روزی کارمند شما تصمیمی را به صورت خودسر بگیرد و اجرا کند، آیا از کار او ناراحت نمی‌شوید و یا از آن دسته افرادی هستید که ممکن است از کارمندان خود برای بهبود شرایط یا دیگر موارد نظر بپرسید؟
کارمندان، به هیچ وجه در کسب و کار حق تصمیم گیری به صورت خودسر را ندارد، مگر در شرایطی که شما برایشان حوزه اختیاراتی تنظیم کرده باشید. وقتی شما در نقش مدیر کسب و کارتان قرار دارید، باید به مسائل زیادی فکر کنید. ممکن است مشکلاتی وجود داشته باشد و در رابطه با آن‌ها تصمیماتی بگیرید. اما اگر کارمند شما برای وضعیت شرکت، تصمیمی را به صورت خودسر بگیرد به چه صورت؟ آیا آن را به عنوان یک تصمیم به کار می‌گیرید؟
قطعاً نه. بهتر است با یک مثال جلو برویم. فرض کنید در ماشین خود نشسته‌اید و دو کودک هم در صندلی عقب نشسته‌اند. در جاده در حال رانندگی هستید که ناگهان یکی از کودکان به شما می‌گوید به سمت راست بروید. به حرف او گوش می‌کنید؟ اگر سمت راست دره باشد چطور؟
بنابراین احتمالاً متوجه شده‌اید که در کسب و کار هم نباید نظر کارمندان را به عنوان یک تصمیم در نظر بگیرید. کارمندان جزئیات کار را می‌بینند؛ اما یک مدیر دید وسیع‌تری از کسب و کار را در اختیار دارد. شاید یک راه که کارمند فکر می‌کند مناسب است، از نظر مدیر تنها سبب شکست کسب و کار شود.
به طور کلی در این مقاله به آنچه که باید مدیران در رفتارهای خود استفاده کنند، اشاره کردیم.
در واقع مدیران خوب، مدیرانی نیستند که کسب و کار خود را رها کرده و تنها وظیفه مدیر را ایده پردازی می‌دانند. بلکه این طرز فکر کاملاً یک اشتباه بزرگ است. مدیران خوب، در واقع آن دسته از مدیرانی را شامل می‌شود که همیشه در کنار کسب و کار خود هستند و در جایگاه یک فرد هدایت کننده، ایفای نقش می‌کنند.
