فرض کنید به فروشگاه اسباب بازی فروشی می‌روید و یک پازل 1000 تکه‌ای خریداری می‌کنید. به خانه که می‌روید، سریعاً جعبه آن را باز می‌کنید و تکه‌ها را بیرون می‌آورید. زمینه پازل موجود است، تکه‌ها هم هستند؛ حالا باید چه کار کنید؟ آیا می‌توانید آن‌ها را همان جا بگذارید و مثلاً 2 ساعت دیگر برگردید و همگی سرهم شده باشند؟
قطعاً خیر!
در کسب و کاری که راه اندازی کرده‌اید هم همینطور است. بعضی افراد فکر می‌کنند که اگر سرمایه، منابع کافی و منابع انسانی آن‌ها کامل باشد، کسب و کارشان می‌چرخد. شما حتی اگر ده‌ها میلیارد پول داشته باشید، تمام کارمندان خود را جمع آوری کنید و لوازم مورد نیاز آن‌ها را هم تأمین کنید، بدون مدیریت هیچ خروجی حاصل نمی‌شود!
مدیریت، اهرم چرخش دایره کسب و کار
مدیریت به معنای مشخص کردن فرآیندها، ترتیب‌ها و شیوه انجام کارها است. درواقع شما کسب و کاری که ایجاد کرده‌اید، نیازمند مدیریت کامل است. یک مدیر باید از تمام فعالیت‌هایی که انجام می‌شود، آگاه باشد. اگر شما برای مثال مشخص نکنید کارمندان چه فرآیندی را باید برای ترغیب مشتری به خرید پیاده سازی کنند، قطعاً سردرگم می‌شوید.
همین سردرگمی کافیست تا متوجه شویم که مهم‌ترین کار در ابتدای هر کسب و کاری، مشخص کردن فرآیندهایی است که باید انجام شوند. شما به عنوان یک مدیر، باید مشخص کنید که کسب و کار شما چه فرآیندهایی دارد. البته توجه داشته باشید، که نمی‌توان گفت همیشه فرآیندهایی که تعیین کرده‌اید، درست هستند.
تصور کنید به تازگی یک طلا فروشی افتتاح کرده‌اید. می دانید چه مواردی را باید در نظر داشته باشید؟ چگونه می‌توانید فروش خوبی داشته باشید و البته تجربه فوق العاده ای برای مشتری رقم بزنید؟ اگر روزی یک مشتری از نحوه برخورد کارمندان شما ناراضی بود، باید چه کاری انجام دهید؟
وقتی این مسائل را در ذهن خود مرور کنید، تازه متوجه می‌شوید که چقدر مهم است بدانید باید از زمانی که مشتری وارد تا زمانی که از طلافروشی خارج می‌شود، چه مراحلی را طی کنید و با هر موقعیت چگونه برخورد کنید. درواقع شما باید تک تک فرآیندها را طراحی کنید و سپس آن‌ها را به اجرا درآورید.
با طراحی فرآیندها، می دانید که باید چه کارهایی انجام شوند. بنابراین بعد از آن باید وظایف مشخصی را به هر یک از افراد بدهید و در واقع همان مدل سازی‌ها را به مرحله اجرا درآورید. این دقیقاً مرتبط با مثال پازل است که اگر حتی گام اول مدیریت را طی کرده باشید، کامل شدن آن به گام‌های بعدی نیاز دارد.
تداوم مسئولیت مدیریت
گاهی اوقات مدیران کسب و کارها، به خوبی فرآیندها را طراحی و مدل سازی می‌کنند و حتی آن‌ها را کام لا به اجرا در می‌آورند.
اما اگر قرار باشد این مدیریت حفظ شود، نیاز است تا از برخی مسائل نیز مطمئن شویم. چه تضمینی وجود دارد که شما کام لا اصولی فرآیندها را تنظیم و طراحی کرده باشید؟ چطور مطمئن هستید که کارمندان شما، کام لا به همان وظایفی که برای آن‌ها مشخص کرده بودید، عمل خواهند کرد؟
پس نیاز است تا نظارت و کنترل کاملی داشته باشید؛ درواقع باید از زاویه دید بالا، به کسب و کارتان نگاه کنید و از وضعیت روند کاری مطلع شوید. بایستی دید که اگر آن‌طور که باید روند کاری پیش نمی‌رود، کدام کارمند در کدام بخش، کم کاری می‌کند؟
این نظارت و کنترل، کام لا برای اینکه مطمئن شوید فرآیندهایی که طراحی کرده بودید به درستی اجرا می‌شوند، ضروری هستند. در مثال طلافروشی که پیش‌تر اشاره کردیم، ممکن است شما فرآیند را اینگونه طراحی کرده باشید که وقتی مشتری وارد شد، ابتدا کارمند شما، او را روی مبل بنشاند و سپس کاتالوگ را به او بدهد و به بهانه‌ای برود تا مشتری چند دقیقه‌ای صفحات کاتالوگ را نگاه کند.
شما این فرآیند را برای فروش بیشتر طراحی کرده‌اید؛ اما اگر یک روز اتفاقی به طلافروشی خود بروید و مشاهده کنید که کارمند شما آن وظایفی که برای او مشخص کرده بودید را انجام نمی‌دهد، نشان از آن است که نظارت و کنترل کافی وجود ندارد. شما به عنوان یک مدیر باید نظارت و کنترل کامل داشته باشید.
این نظارت و کنترل به معنای آن نیست که حتما باید دوربین مداربسته بگذارید؛ گاهی با بررسی حساب ها، اطلاعات سیستم یا پیام مشتریان می توانید متوجه شوید که دقیقا در فرآیند کسب و کار چه اتفاقای رخ می دهد و آیا همه چیز همانطور که طراحی کرده بودید اجرا می شوند؟
بررسی صحیح بودن فرآیندها نیز از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. شما که مدیر هستید، باید با تجزیه و تحلیل کسب و کارتان متوجه شوید که آیا فرآیندهای طراحی شده، اثرگذار بوده اند یا نه.
اگر برای افزایش فروش اقدام به طراحی فرآیندهای جدید گرفته اید، آیا آن ها به اندازه کافی اثر بخش بوده اند؟ قطعا عدم رسیدن به هدف هایی که داشته اید، ناشی از کم کاری کارمندان نیست؛ چرا که اگر اینگونه باشد یعنی شما مسئولیت اصلی خودتان یعنی نظارت و کنترل را کاملا فراموش کرده اید.
انعطاف در برابر اتفاقات
همانطور که در مقاله رفتار مدیریتی به شباهت میان کاپیتان کشتی و مدیر اشاره کردم، در اینجا هم باید اشاره کرد که یک مدیر باید همانند کاپیتان در برابر تمام امواج انعطاف پذیر باشد. این انعطاف پذیری به معنای آن است که بایستی به جای غر زدن، به دنبال راهی برای حل مشکلات و اتفاقات بود.
همانطور که وقتی کشتی در وسط اقیانوس درگیر طوفان شده است و در حالی که موج‌های عظیم به سمت آن می‌آیند، کاپیتان تصمیماتی برای به حداقل رساندن خسارات می‌گیرد، مدیر هم باید همین‌گونه رفتار کند. گاهی اوقات مدیران در برابر اتفاقات و مشکلات، انعطاف پذیر نیستند و در نتیجه توانایی مقابله با آن‌ها را هم ندارند.
بنابراین شما به عنوان یک مدیر، باید از اطراف و اتفاقاتی که رخ می‌دهد آگاه باشید؛ بهترین تصمیمات را بگیرید و واکنش‌های مثبتی نشان دهید. باید بتوانید با وجود شرایط مختلف، وضعیت را مدیریت کنید تا احتمال آسیب رسیدن به کسب و کارتان را بسیار کاهش دهید.
در این مقاله اشاره کردم که یک مدیر . . .
نباید وظایفی که دارد را فراموش کند و انتظار داشته باشد همه چیز به خوبی پیش بروند. هر کسب و کاری، نیاز به منابع مختلفی دارد که برخی از آن‌ها به‌دست آوردنشان آسان و برخی سخت است؛ اما نکته مهم آن است که بدانید حتی اگر هزاران برابر بیشتر از منابعی که نیاز دارید را در اختیار داشته باشید، بدون مدیریت نمی‌توانید کسب و کار را بچرخانید.
درواقع یک مدیر، باید فرآیندهایی که می‌خواهد در کسب و کار مورد نظر پیش رود را طراحی کند و به طور کامل آن‌ها را توسط کارمندان به اجرا در آورد. نظارت و کنترل کامل، از مسئولیت‌های اساسی یک مدیر است که نبود آن، می‌تواند مشکلات بسیار زیادی را به وجود آورد. تجزیه و تحلیل تمام فرآیندهای کسب و کار، از مسئولیت‌ها و مراحل اصلی مدیریت است که می‌تواند درست یا نادرست بودن روند را ثابت کند.
