تفویض اختیار یکی از مهم‌ترین مباحثی است که باید در بحث مدیریت به آن توجه ویژه‌ای داشته باشید. شما مدیر هستید و قطعاً نمی‌خواهید تمام کارها را خودتان انجام دهید. بنابراین باید با اختیار دادن به افراد مختلف، وقت‌های بیشتری را برای خود فراهم کرده تا بتوانید نوآوری کنید، قرارداد جدیدی انعقاد نمایید و اهداف دیگری برای کسب و کار طراحی کنید.
مدیران بسیاری هستند که به جای آموزش به کارمندان خود، همیشه می‌خواهند کارها را خودشان انجام دهند. شما هم ممکن است با خود بگویید آموزش به کارمند ممکن است ساعت‌ها زمان ببرد و انجام دادن برخی کارها توسط خودتان، تنها به چند دقیقه زمان نیاز داشته باشد.
بیایید واقع بینانه تر به قضیه نگاه کنیم. شما برای آموزش به یک کارمند شاید به 5 ساعت زمان نیاز داشته باشید. در حالیکه اگر بخواهید تمام کارها را در طول یک سال خودتان انجام دهید، شاید نیاز باشد که حدود 500 ساعت زمان بگذارید! وقتی بلند مدت فکر کنید، متوجه می‌شوید که تفویض اختیار چقدر اهمیت دارد.
تفویض اختیار: از توهم تا واقعیت
تفویض اختیار آن قدر اهمیت دارد که اگر آن را به خوبی اجرا نکنید، انجام دادن مراحل مدیریت اصولی نه تنها بسیار سخت و تقریباً غیرممکن می‌شود، بلکه فایده‌ای هم ندارد و کسب و کار هم رشد نمی‌کند.
مثلاً فرض کنید شما مدیر یک شرکت هستید. به یکی از کارمندان خود می گویید به شخصی میل بزند که خدمات مورد نظر دیرتر ارائه می‌شود و یا محصول دیرتر به دست او می‌رسد. اگر او دقیقاً همین جملات را به آن شخص بگوید! آیا این تفویض اختیار است؟ قطعاً نه. تفویض اختیار زمانی است که شما به کارمند خود می گویید به شخصی میل بزند و یک سری جملات را بگوید. سپس کارمند شما فکر می‌کند تا با چه جمله‌ای شروع کند و چگونه موضوع مورد نظر را شرح بدهد.
یا به عنوان مثالی دیگر، اگر شما یک رستوران یا کافه داشته باشید، به گارسون، کافه مَن (باریستا) یا صندوق دار تفویض اختیار می‌دهید که به هر مشتری تخفیف بدهد. وقتی این اختیار را به او داده‌اید، دیگر شما به عنوان یک مدیر نمی‌توانید به او بگویید چرا تخفیف داده است. می‌توانید نظر بدهید یا مثلاً یک حد و سقفی برای تخفیف مشخص کنید اما نباید در حین انجام کار، دخالتی از سوی شما صورت گیرد.
آگاهانه اختیار بدهید
یکی از مسائلی که ممکن است در بحث اختیار دادن به کارمندان پیش آید، یکسان نبودن آن ذهنیتی که از تفویض اختیار داشته‌اید و آن چیزی که در حقیقت اتفاق می افتد، باشد. شما به عنوان یک مدیر نمی‌توانید تمام جزئیات را زیرنظر بگیرید چرا که در این صورت از مسائل کلان دور می‌شوید.
مثلاً اگر شما به مسئول خرید خود می گویید تا نوت بوکی را خریداری نماید، نمی‌توانید از او شکایت کنید که چرا برند hp خریداری کرده است؟ اگر اینگونه باشد، دیگر تفویض اختیار محسوب نمی‌شود. شما وقتی به کارمند یا مسئول خرید می گویید کالایی را خریداری کند، باید از کارمند توقع داشته باشید که با تحقیق، یک برند خوب را خریداری نماید.
همین عدم داشتن اگاهی عمیق برخی مدیران از تفویض اختیار است که بسیاری از کسب و کارها سالیان سال رشدی نکرده‌اند و نه تنها مسئولیت آن‌ها بیشتر شده است، بلکه سودآوری بسیار کاهش پیدا کرده است.
ناظرانه یا آمرانه: کدام صحیح است؟
به طور کلی دو نوع تفویض اختیار وجود دارد. این دو نوع عبارتند از:
- آمرانه
- ناظرانه
مدیران کسب و کارهای بسیاری هستند که نوع اول یعنی آمرانه را پیاده سازی می‌کنند و در برابر آن، مدیران دیگر نوع دوم یعنی ناظرانه را انتخاب می‌کنند. به نظر شما کدام نوع صحیح است؟ شما به عنوان یک مدیر نوع اول را انتخاب می‌کنید یا دوم؟
تفویض اختیار آمرانه
این نوع تفویض، درواقع تماماً شامل امر و دستور به صورت مداوم می‌شود. مثلاً هر لحظه امور را به کارمندان یادآوری می‌کنید و به آن‌ها می گویید که چه کاری انجام دهند و چه کاری انجام ندهند. در حالت دقیق‌تر، این نوع رفتار، یک نوع تفویض اختیار محسوب نمی‌شود.
شما نباید دائما به کارمندان خود بگویید الان زمان انجام چه کاری است. در این حالت شما اختیاری به آن‌ها نداده‌اید و تنها دستوراتی می‌دهید تا انجام دهند.
تفویض اختیار ناظرانه
تفویض ناظرانه درواقع ترکیبی از مرحله اجرا فرآیندها و نظارت و کنترل بر آن‌ها است. در این نوع، شما یک سری اختیارات را به کارمند خود می‌دهید و برخلاف نوع آمرانه، دائما بالای سر او نیستید و فرصت خطایی به او می‌دهید. پس از آن به کمک مهارت‌های ارتباطی که دانستن آن‌ها برای هر مدیری واجب است، با او صحبت می‌کنید و انتقاد خود را مطرح می‌کنید.
درواقع همانند یک پرنده که به جوجه خود پرواز کردن را آموزش می‌دهد، باید بر عملکرد و اجرای فرآیندها توسط کارمند خود نظارت کنید و با اطلاع از مشکلات و خطاها، آن‌ها را به او بگویید. سپس دوباره انجام و اجرای فرآیندها توسط او را کنترل کنید تا در نهایت خطاها و مشکلات برطرف شود.
جمع بندی
تفویض اختیار موضوعی است که عدم رعایت آن، می‌تواند مانع رشد یک کسب و کار شود. شما به عنوان یک مدیر، تمام کارها را نمی‌توانید خودتان انجام دهید. درواقع اگر شما می‌توانستید تمام کارها را خودتان انجام دهید و سود خوبی هم کسب کنید، دیگر نیازی به مدیر شدن نبود.
بنابراین شما باید تفویض اختیار را برای آن که تمام وظایف و مراحل مدیریت به طور کامل و اصولی انجام شوند، در نظر بگیرید. در این مقاله به دو نوع تفویض اختیار اشاره کردم که البته نوع دوم آن قابل قبول است و نمی‌توان نوع اول را، کاملاً تفویض اختیار اصولی و صحیح دانست.
آنقدر تفویض اختیار اهمیت دارد که نمی‌توان بدون آن کسب و کاری را رشد داد. وقتی شما نتوانید فرصت کافی برای تفکرات جدید و نوآوری‌ها داشته باشید، پس از مدتی خودتان را درگیر مسائلی می‌بینید که مانع از سودآوری بیشتر برای شما شده‌اند. تفویض اختیار را جدی بگیرید؛ مطمئن باشید که جایزه بزرگ برای شما است.
