مدل سازی و طرّاحی فرآیندها از اهمیّت بسیار زیادی برخوردار است. بدون فرآیندها، کارمندان نمی‌دانند باید چه کاری انجام دهند و مدیر نمی‌تواند به خوبی خروجی مناسب را فراهم سازد. کسب و کارهایی که به مراحل مدیریت و به روز رسانی مجموعه اهمیّت نمی‌دهند، به زودی با شکست مواجه خواهند شد.
همانطور که در مقاله مراحل مدیریت اصولی به آن اشاره شد، 4 مرحله اصلی وجود دارد:
- طرّاحی و مدل سازی فرآیند
- اجرا و پیاده سازی
- نظارت و کنترل
- تحلیل و کسب تجربه
هر کدام از این مراحل، از اهمیّت بسیار زیادی برخوردارند و در صورتی که در هر کدام نقصی وجود داشته باشد، می‌تواند مشکل ساز شود. مرحله چهارم و آخر، یعنی تحلیل و کسب تجربه، آگاهی کلی درباره معایب و مزایای فرآیند طراحی شده را به شما می‌دهد.
پس از آنکه هر فرآیندی را طرّاحی می‌کنید، بایستی آن را اجرا و پیاده سازی نمایید. بخش مهمی از این کار، به روز رسانی مجموعه است. گاهی برای اجرا و پیاده سازی فرآیندها، مدیر وظیفه دارد تا به به‌روزرسانی مجوعه فکر و برای آن اقدام کند.
به روز رسانی مجموعه برای اجرای فرآیندها
تصوّر کنید مدیریت کسب و کاری را بر عهده دارید و فرآیندها را نیز طرّاحی و مدل سازی کرده‌اید. درواقع کارمندان هر بخش می‌دانند که بایستی چه کاری انجام دهند. امّا پس از آگاهی، زمان اجرا فرا می‌رسد. باید تمام آن مواردی را که به کارمندان هر بخش گوشزد و وظایفی برایشان تعریف کرده‌اید، انجام شود.
شما بایستی زمانی که فرآیندها را مدل سازی می‌کنید، به طور دقیق منابع را بررسی کنید. در این صورت می‌توانید متوجّه شوید که اگر در بخشی، شرکت دچار کمبود است، سریعاً برای برطرف نمودن آن اقدام نمایید. به روز رسانی مجموعه می‌تواند شامل موارد مختلفی باشد. مانند:
- نیروی انسانی
- تجهیزات شبکه و اینترنت
- آپدیت کردن برنامه ها
- فعالیت در شبکه های اجتماعی
- آپدیت محصولات و خدمات
توصیه های مدیریتی به شما کمک می کند تا از بحران ها جلوگیری کنید. این مقاله را از دست ندهید
برای مثال فرض کنید به دلیل افزایش خدمات یا فروش به علل مختلف، نیاز به نیروهای جدید دارید. بنابراین متوجه می‌شوید که برای اجرای فرآیند جدید بایستی نیروهای شرکت را از نظر تعداد به روز رسانی کنید. اگر شما نتوانید در اجرای فرآیندها به به روز رسانی مجموعه توجه داشته باشید، با بحران مواجه خواهید شد.
به روز رسانی مجموعه چه مزایایی دارد؟
هنگامی که تصمیم می‌گیرید مجموعه خود را به روز رسانی نمایید، به برخی مزایا دست پیدا می‌کنید. این مزایا می‌توانند به صورت کاملاً مستقیم یا غیر مستقیم احساس شوند. اگر به روز رسانی مجوعه به خوبی انجام شود، می‌تواند کاملاً برای شرکت سودمند باشد؛ این در حالی است که اگر به خوبی اجرا نشوند، می‌توانند به کسب و کار صدمات مالی یا اعتباری بسیار شدیدی وارد کنند.
برخی از مزایای این کار عبارتند از:
- پیشگیری از نارضایتی مشتری
- ایجاد حس خوب در کارمندان
- پیشگیری از نامنظّمی و بهم ریختگی فرآیندها
- ایجاد انگیزه در کارمندان با توسعه تجهیزات
به طور کلی، اگر مجموعه را به روز رسانی کنید، از بسیاری از مشکلات و بحران‌ها جلوگیری خواهید کرد. هنگامی که تجهیزات را به روز می‌کنید، کارمندان درگیر چالش‌های غیر ضروری نخواهند شد و دقیقاً همان وظایفی که برای آن‌ها تعریف کرده‌اید را انجام خواهند داد.
به روز کردن مجموعه و معایب آن
علاوه بر مزایایی که برای به روز رسانی مجموعه ذکر شد، بایستی به معایب آن نیز توجه داشت. معایب به روز کردن یک مجموعه، زمانی نمایان‌تر می‌شود که این کار در مسیر نادرست و غیراصولی انجام شود. همانطور که اگر به روز رسانی صحیح انجام شود، بسیار به شرکت کمک می‌کند، انجام آن به صورت ناصحیح، به شرکت لطمه زیادی وارد می‌کند.
برخی از معایب عبارتند از:
- پیچیدگی برخی کارها
- امکان هزینه بری بسیار در حالت عدم مدیریت
- زمان بر بودن در حالت عدم مدیریت
یکی از مهم ترین نکات، به کار بردن هزینه و زمان به بهترین شکل است. اگر نتوانید به خوبی هزینه را مدیریت کنید و برای به روز رسانی مجموعه اقدام به پرداخت هزینه های گزاف و غیرکاربردی نمایید، شرکت را درگیر بحران می کنید.
بنابراین بایستی بر اساس یک برنامه ریزی کامل اقدام به آپدیت مجموعه کنید. ابتدا به به روز رسانی آن دسته از مواردی بپردازید که ضروری تر به نظر می رسند و در اولویت قرار دارند. سپس در صورتی که بر اساس سنجش، متوجه شدید به شرکت صدمه ای وارد نمی شود، دیگر موارد را به روز رسانی نمایید.
سدّهایی در برابر جریان به روز رسانی مجموعه
وقتی تصمیم می‌گیرید تا مجموعه را به روز رسانی کنید، برخی موارد می‌توانند مانع انجام این کار شوند. تفاوتی ندارد که بخواهید بخش نیروی انسانی را آپدیت کنید یا تجهیزات؛ در هر کدام می‌توان موانعی یافت که بایستی با شناخت و اگاهی کامل نسبت به آن‌ها، راه حل مقابله با آن‌ها را نیز بیابید.
برای مثال تصوّر کنید می‌خواهید تجیهزات شرکت را آپدیت کنید. ممکن است پس از بررسی و تحلیل متوجه هزینه بالای این کار شوید به نحوی که نتوانید در حال حاضر این به روز رسانی را انجام دهید. از طرفی ممکن است بدون این کار هم شرکت دچار مشکلات بسیاری شود.
تصورات اشتباه یک مدیر می تواند لطمه زیادی به کسب و کار وارد کنید. تصورات اشتباه چه مواردی هستند؟
در این مواقع بایستی تمام گزینه‌ها را روی میز گذاشت و از میان آن‌ها، بهترین را انتخاب کرد. اگر در بخش کارمندان با مشکل در کمیّت نیروها یا کیفیّت نیروها مواجه شده‌اید، بایستی سریعاً برای آن راهی بی اندیشید. ممکن است در این قسمت مانعی مانند عدم وجود کارمند مورد نظر در زمان مشخّص وجود داشته باشد. یا آنکه می‌خواهید تعداد نیروها را افزایش دهید امّا زمان کافی ندارید.
یکی از راه حل‌ها، افزایش ساعت کاری و پرداخت بالاتر حقوق است؛ البته تا زمان اضافه شدن نیرو یا نیروهای جدید به چرخه مراحل کسب و کار.
جمع بندی
یکی از مهم‌ترین مواردی که در مرحله اجرای فرآیندهای یک کسب و کار مطرح می‌شود و بایستی به آن توجه ویژه‌ای داشت، به روز رسانی مجموعه است. در واقع آپدیت مجموعه در صورت نیاز، ضروری است و انجام ندادن یا انجام دادن آن به روش نادرست، می‌تواند لطمه مالی یا اعتباری سنگینی را به کسب و کار وارد کند.
در دوره جامع کسب و کار، به طور دقیق به تمام مراحل مهم صفر تا 100 مدیریت یک کسب و کار پرداخته شده است. شما می‌توانید با شرکت در این دوره، مطمئن شوید که می‌توانید یک کسب و کار را به طور کامل مدیریت کنید.
