فرض کنید به همراه دوستان خود که 3 نفر هستند نشسته‌اید. 2 شکلات دارید که اولی را برای خودتان کنار می‌گذارید و دومی را به نفر دوم می‌دهید! دیگر شکلاتی ندارید چرا که به درستی نتوانستید تخصیص منابع خود یعنی همان 2 شکلات را انجام دهید.
می‌توانستید هر کدام از آن‌ها را به 2 قسمت تقسیم کنید تا به هر 4 نفر شکلات برسد. امّا صبر کنید! شما هنوز هم کار درست را انجام نداده‌اید؛ چرا که بر اساس عدالت و احساسات تصمیم گرفته‌اید، نه بر اساس منطق و اصول. اصول به شما این‌گونه می‌گوید که: ممکن است یکی از دوستانم بسیار گرسنه باشد امّا 2 دوست دیگرم نه. پس باید سهم بیشتری از شکلات‌ها را به او بدهم.
تخصیص منابع در سازمان‌ها به اشکال مختلفی صورت می‌گیرد که نوع صحیح آن تخصیص اصولی بر مبنای شرایط و نیازها است و نوع اشتباه آن، تخصیص عادلانه و بر مبنای احساسات می‌باشد که می‌تواند مدیران کسب و کارها را درگیر کمبود منابع مالی یا زمانی سازد. حتّی بسیاری از شرکت‌ها با تخصیص نادرست منابع، برای همیشه کنار رفته‌اند!
اجرای موفق فرآیندها، نیازمند تخصیص منابع اصولی
پس از آنکه شما به عنوان مدیر فرآیندها را طرّاحی و مدل سازی کردید، بایستی به اجرای آن ها بپردازید. اجرا و پیاده سازی که دومین مورد از مراحل اصولی مدیریت است، درصورتی می تواند با احتمال بیشتری موفق باشد که تخصیص منابع به درستی انجام شود.
بنابراین شما باید مشخص کنید که هر شخص چه وظایفی را انجام دهد و سپس با توجه به وظایف، منابعی که دارید را در اختیار آن‌ها قرار دهید. توجه داشته باشید که اگر می‌خواهید هر بخش که فرآیند و وظایفی را برای آن تعریف کرده‌اید کاملاً صحیح اجرا شود، بایستی منابع را تا حدّ امکان در اختیار قرار دهید. در غیر این صورت ممکن است به آن نتیجه‌ای که در ذهن دارید دست پیدا نکنید.
یکی از مواردی که بسیار اهمیت دارد، هزینه متناسب با ظرفیت است. رعایت تناسب میان ظرفیت و هزینه، همیشه یک تعادل به وجود می‌آورد و مشکلات را دور می‌کند. همچنین هرچه تجهیزات و به طور کلی منابع شرکت گران‌تر باشند، مناسب‌تر نیستند.
به روز رسانی منابع نیز در هر کسب و کاری از اهمیت زیادی برخوردار است.
مثلاً اگر شما برای رستوران یا کافی‌شاپ خود یک ست میز و صندلی تهیه می‌کنید که قیمتی معادل 20 میلیون تومان دارد، شاید بتوانید ست دیگری را با قیمت 5 میلیون تومان پیدا کنید که در باطن متفاوت، امّا در ظاهر شباهت بسیار زیادی به ست مورد نظر در ابتدا دارد.
درواقع منابع شما باید مناسب باشند، نه لزوماً گران.
حکم به نفع منطق یا عدالت
برای مثال تصوّر کنید شما 3 گوشی تلفن دارید. تخصیص منابع اصولی می‌گوید باید این 3 گوشی به اشخاصی برسد که بیشترین نیاز را دارند حتّی اگر مدیر گوشی تلفن نداشته باشد؛ امّا تخصیص عادلانه می‌گوید باید همه کارمندان فارغ از میزان نیاز و وظایف، از تعداد و نوع تجهیزات یکسانی برخوردار باشند.
بنابراین احتمالاً متوجّه شده‌اید که تخصیص عادلانه به ضرر یک کسب و کار تمام می‌شود. این در حالی است که تخصیص منطقی، می‌تواند از بسیاری از بحران‌ها و مشکلات، پیشگیری کند. بنابراین تخصیص منابع باید بر اساس منطق باشد و نه عدالت.
تخصیص منابع به کمک رویکرد BCG
شما به عنوان یک مدیر بایستی در نظر داشته باشید که منابع باید در مکان و زمان مناسبی تخصیص داده شوند. درواقع علاوه بر آنکه پیش‌تر اشاره شد باید منابع به درستی تخصیص داده شوند، به مکان و زمانی که آن‌ها را تخصیص می‌دهید نیز باید توجه داشته باشید.
ماتریس گروه مشاوران بوستون برای تخصیص منابع و بودجه به بهترین شکل، کاربرد دارد. درواقع در این ماتریس، کسب و کارها بر اساس دو فاکتور یعنی نرخ رشد و سهم بازار سنجیده و بر همین اساس، به 4 گروه تقسیم بندی می‌شوند. این 4 گروه عبارتند از:
- سگ: کسب و کارهایی که در بازارهای در حال افول قرار دارند و سهم بازاری که در اختیار دارند، پایین است.
- گاو شیرده: کسب و کارهایی که بازارشان به مرحله بلوغ رسیده و پیش بینی آینده از افول خبر می‌دهد؛ با این حال سهم وسیعی را در اختیار دارند.
- علامت سوال: کسب و کارهایی که در بازارهای در حال رشد قرار دارند و سهم بازاری که در اختیار دارند، پایین است.
- ستاره: کسب و کارهایی که هم در بازار در حال رشد قرار دارند و هم سهم بالایی را در اختیار گرفته‌اند.
با توجه به این موارد، تخصیص منابع می‌تواند متفاوت باشد. شما نمی‌توانید بدون هیچ استدلالی، منابع شرکت را - هر چند کم - به موارد یا شرایط مختلف اختصاص دهید. زیرا در این صورت ممکن است تصمیم اشتباهی گرفته باشید و کسب و کار، کاملاً دچار آسیب شود.
توصیه های مدیریتی را هنوز نمی دانید؟! برای مدیریت به این توصیه ها نیاز حتمی دارید.
همچنین بایستی مشخص کنید که کسب و کار شما در کدام یک از دسته‌های سگ، گاو شیرده، علامت سؤال و ستاره قرار دارد. اگر کسب و کار شما در دسته علامت سؤال یا ستاره قرار داشت، می‌توانید منابع را به محصولاتتان یا فرآیندهایتان در آن بازار اختصاص بدهید.
ممکن است کسب و کار شما چندین بازار را داشته باشد. بهتر است منابع را به بازارهای سگ و گاو شیرده اختصاص ندهید و آن‌ها را برای بازارهای ستاره جهت حفظ و بازارهای علامت سؤال برای رسیدن به بازارهای ستاره خرج کنید. تخصیص منابع برای بازارهای ستاره بیشتر، علامت سؤال متوسط، گاو شیرده کمتر و سگ صفر در نظر گرفته می‌شود.
تجزیه و تحلیل با سنجش کارآیی
کار آیی یا Efficiency، درواقع رابطه‌ای میان نتایج به‌دست آمده با منابعی است که برای آن، اختصاص داده شده است. درواقع تمام منابعی که برای اجرای یک فرآیند اختصاص داده‌اید را با نتایجی که به‌دست آورده‌اید مقایسه می‌کنید.
بدین ترتیب شما می‌توانید متوجه شوید که چه وضعیتی را در مدت زمان مشخص رقم زده‌اید. 3 حالت کلی وجود دارد:
- نتایج فراتر از آن انتظاری است که با منابع داشتید
- نتایج تقریباً همان چیزی است که با منابع انتظارش را داشتید
- نتایج کمتر از آن چیزی است که با منابع انتظارش را داشتید
شما دائما بایستی کار آیی را بسنجید و در صورتی که متوجه شدی جایی از فرآیندها یا تخصیص منابع مشکل دارد، سریعاً در پی رفع آن باشید. یکی از مواردی که سبب می‌شود تا کسب و کارها منابع بسیار ارزشمند خود را به راحتی هدر دهند، مدیریت بر اساس رویدادها است.
تصورات اشتباه مدیریتی همیشه برای کسب و کارها دردسرساز بوده است. با خواندن این مقاله از بروز مشکل جلوگیری کنید.
ش
ما به عنوان مدیر اگر بر اساس رویدادهایی که به صورت تصادفی اتفاق می افتد، کسب و کار را مدیریت کنید، منابع ارزشمندی را از دست خواهید داد. منابعی که ممکن است با هدر رفتن آن‌ها، کسب و کار در خطر انحلال و نابودی کامل قرار گیرد.
درواقع اگر مدیریت بر اساس رویدادها باشد، علاوه بر هدر رفتن منابع، انرژی سازمان متمرکز نمی‌شود و این دو مورد یعنی هدر رفتن منابع و عدم تمرکز سازمان، مکمّل بسیار قدرتمندی برای نابودی کامل یک کسب و کار – هر چند قدرتمند – محسوب می‌شوند.
به همین دلیل ممکن است فرآیندها و اهداف کاملاً انجام نشوند و کار آیی بسیار کاهش یابد. بنابراین توجّه داشته باشید که مدیریت بدون سنجش کار آیی، می‌تواند بسیار خطرناک ظاهر شود و مشکلات و بحران‌های جبران ناپذیری را رقم بزند.
جمع بندی
تخصیص منابع، اولین و اصلی‌ترین گام در مرحله اجرا و پیاده سازی از مراحل اصولی مدیریت است. آن چیزی که اهمیت دارد، تخصیص درست و اصولی منابع است. بسیاری از مدیرها بر اساس عدالت و احساسات، منابع را اختصاص می‌دهند و متوجه نمی‌شوند که این کار، چه آسیب‌های بزرگی را به سازمان وارد می‌کند.
در دوره جامع کسب و کار، شما با تمام موضوعات، چالش‌ها و فرصت‌های مدیریتی آشنا می‌شوید و متوجه می‌شوید که چگونه باید کسب و کاری را راه اندازی و مدیریت کنید. مدیریت منابع مانند منابع انسانی به طور ویژه در این دوره مورد بحث قرار می‌گیرد و نکات و توضیحات کاملی در رابطه با آن بیان می‌شود.
